DAFTAR ULANG MAHASISWA BARU   

 

  1. Tujuan

Untuk menjamin kegiatan daftar ulang mahasiswa baru berjalan sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan

     

      Ruang Lingkup

Prosedur ini diberlakukan mulai dari mahasiswa mengambil slip pembayaran sampai dengan mahasiswa melaksanakan kegiatan perkuliahan.

 

 Referensi

  • Buku Pedoman mahasiswa
  • Kalender Akademik

 

  1. Definisi
  • Pudir I : Pembantu Direktur STP Sahid bidang Akademik
  • PA adalah pembimbing akademik
  • KHS adalah Kartu Hasil Studi
  • KRS adalah Kartu Rencana Studi
  • Input adalah memasukkan data manual ke program akademik

 

  1. Prosedur
  • Mahasiswa merima slip pembayaran
  • Mahasiswa membayar uang kuliah ke Bank yang ditunjuk STP Sahid (Bank Permata).
  • Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran ke loket keuangan untuk mendapatkan stempel  lunas :
  • Mahasiswa baru melakukan registrasi di BAAK dengan menunjukkan struk pelunasan biaya kuliah untuk mendapatkan NIM dan  melengkapi persyaratan administrasi.
  • Staf BAAK mencatat NIM kedalam Buku Induk Mahasiswa berdasarkan urutan waktu daftar ulang, dan menginput kedalam Master Mahasiswa di web STP Sahid
  • Bagian pendidikan input KRS & jadwal kuliah keweb STP Sahid.
  • Mahasiswa mencetak KRS dan Jadwal Kuliah dari web STP Sahid
  • Dosen PA mengundang semua mahasiswa bimbingannya untuk diberikan penjelasan,  pengarahan, dan bimbingan kegiatan bidang akademik.
  • Mahasiswa mengikuti perkuliahan.

                                                                                    

  1. CATATAN MUTU
  • Jadwal kuliah mahasiswa
  • Buku Induk Mahasiswa
  • KRS

 

  1. Kriteria Keberhasilan
  • Mahasiswa resmi terdaftar menjadi mahasiswa STP Sahid
  • Mahasiswa mendapatkan jadwal kuliah sesuai dengan ketentuan.
  • Mahasiswa berinteraksi secara aktif dengan PA.

 

PENINJAUAN KURIKULUM  

 

  1. Tujuan

 

Untuk merevisi atau meninjau kurikulum sesuai dengan  perkembangan industri dan perkembangan peraturan pemerintah.

 

  1. Ruang Lingkup

Penetapan kelompok mata (MPK, MKB, MPB, MBB), SKS dari masing-masing mata kuliah, total SKS dari masing-masing program studi.

 

  1. Referensi
  •  SK tentang acuan pembuatan Kurikulum
  •  Distribusi Mata Kuliah 

     

  1. Definisi
  • MPK
  • MKB
  • MPB
  • MBB
  • SKS adalah singkatan
  • SK adalah singkatan Surat Keputusan
  • Ketua adalah pimpinan tertinggi di STP Sahid
  • Puket 1 adalah pembantu Ketua Bidang Akademik
  • Kajur adalah singkatan Ketua Jurusan
  • BAAK adalah singkatan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

 

       

 

  1. Prosedur

 

  • Kajur membuat surat usulan adanya peninjauan kurikulum kepada Puket I setiap  2 (dua) tahun sekali.
  • Puket I menjadwalkan pelaksanaan peninjauan kurikulum
  • Kajur  mengundang  para Puket , Ketua, alumni dan pihak industri untuk  mengkaji  dan membahas perubahan tersebut.
  • Perumusan dari rapat tinjauan kurikulum ditindak lanjuti menjadi kurikulum baku oleh Ketua jurusan, dan ditanda syahkan oleh Puket I dan Ketua.
  • Setelah tebentuk Kurikulum Baru, Kajur membuat SK perubahan Kurikulum yang diajukan kepada Ketua  Sahid
  • Ketua mengecek Konsep SK Perubahan Kurikulum
  • Apabila disetujui Derektur akan mensyahkan SK perubahan Kurikulum        5.6.2. Apabila tidak setujui Kajur merubah Konsep SK Perubahan Kurikulum  tersebut
  • Kajur Mendistribusikan SK dan Kurikulum baru kepada Para Puket dan Ka. BAAK
  • Selesai

 

  1. CATATAN MUTU
  • Surat Peninjaun Kurikulum
  • Distribusi Mata Kuliah
  • Surat Undangan
  • Daftar Hadir
  • Konsep Kurikulum
  • Kurikulum Baru
  • SK Kurikulum

 

  1. Kriteria Keberhasilan
  • Kurikulum baru sesuai dengan persyaratan maupun ketentuan yang telah

       ditetapkan (memenuhi standard KKNI)

 

PELAKSANAAN PERKULIAHAN 

 

Tujuan

Untuk kelancaran proses perkuliahan   sesuai dengan  kalender akademik dan jadwal perkuliahan yang telah ditetapkan.

 

  1. Ruang Lingkup

Kegiatan mulai pembuatan jadwal, pelaksanaan rapat dosen dan  penetapan pelaksanaan dimulainya perkuliahan

 

  1. Referensi
  • Kalender Akademik 
  • Distribusi Mata Kuliah

    

  1. Definisi
  • Pudir adalah Pembantu Ketua
  • Kajur adalah Ketua Jurusan
  • Sekjur adalah Sekretaris Jurusan
  • Koordinator Lokasi adalah Koordinator kampus
  • Staf Ruang Dosen adalah karyawan yang bertugas dalam melayani kegiatan perkuliahan diruang dosen

 

  1. Prosedur
  • Kajur   menerima Kalender Akademik dari Pudir I
  • Kajur dan Sekjur Menyiapkan baha perkuliahan
  • Kajur mengusulkan nama-nama dosen yang akan mengajar kepada Pudir I
  • Koordinator Lokasi dan Sekjur membuat jadwal kuliah
  • BAAK dan Kajur membuat SK mengajar dosen
  • Kajur  mengadakan  Rapat  Dosen  dalam  menghadapi  pelaksaan dimulai perkuiahan
  • Dosen melaksanakan perkuliahaan :
    • Dosen melakukan proses belajar mengajar dengan cara menjelaskan dan mempraktekan materi perkuliahan, melakukan tanya jawab, kuis dll;
    • Dosen menertibkan kelas;
    • Dosen mengisi formulir monitoring perlukiahan;
    • Dosen mengisi daftar hadir mahasiswa;
  • Kajur  mengadakan  evaluasi  kehadiran  dosen  sebelum Ujian Tengah Semester :
    • Apabila dosen yang bersangkutan kehadirannya berturut-turut tidak hadir 3 kali kajur mengganti dosen terebut
    • Apabila tidak ada masalah (oke) lanjutkan
  • Melakukan aktivitas perkuliahan selanjutnya
  • Kajur mengadakan evaluasi setelah perkuliahan selesai dengan memberikan isian angket kepada mahasiswa
  • Selesai

 

  1. CATATAN MUTU
  • Kalender
  • SAP
  • Surat Usulan Dosen
  • Daftar Usulan Dosen
  • Jadwal Kuliah
  • Absensi Kuliah
  • Monitoring perkuliahan
  • Monitoring Kehadiran Dosen
  • Angket Dosen

 

 

  1. Kriteria Keberhasilan
  • Rencana  pelaksanaan  perkuliahaan berjalan sesuai dengan kalender akademik
  • Termonitornya kehadiran dosen dalam memberikan pengajaran

 

PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI (KRS) 

 

  1. Tujuan

Agar proses pengisian KRS   sesuai dengan  disetribusi mata kuliah untuk tiap semester serta IPK masing-masing mahasiswa, dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

 

  1. Ruang Lingkup

Kegiatan dimulai dari mahasiswa melunasi pembayaran biaya kuliah, daftar ulang, pengisian KRS melalui web/pengisian KRS secara manual oleh staf BAAK sampai dengan  pengesahan atau perstujuan isian KRS dari masing-masing PA

 

  1. Referensi
  • PM-BI.JUR-03 : Penyelenggaraan Perkuliahan
  • PM-BI.JUR-05 : Penyelenggaraan Parktikum
  • PM-BI.JUR-09 : Penyelenggaraan Ujian
  • PM-BI.JUR-08 : Pelaksanaan Repeater Class/SP
  • PM-BI.JUR-02 : Peninjauan Kurikulum
  • PM-BI.JUR-23 : Penyusunan Distribusi Mata Kuliah

    

  1. Definisi
  • KRS singkatan dari Kartu Rencana Studi
  • Distribusi Mata Kuliah adalah daftar mata kuliah yang dikeluarkan pada setiap semester ( semester ganjil / semester genap ).
  • PA singkatan dari Pembimbing Akademik
  • KHS singkatan Kartu Hasil Studi
  • IPK singkatan dari Index Prestasi Komulatif

 

  1. Prosedur
  • Mahasiswa melunasi pembayaran biaya kuliah
    • Mahasiswa melakukan pembayaran BPP ke bank yang ditunjuk STP Sahid.
    • Mahasiswa bermasalah keuangan meminta disensasi penjadwalan pembayaran BPP kepada Kabag Keuangan/Puket I
  • Mahasiswa melakukan daftar ulang dengan mengisi KRS :
  • Mahasiswa regular aktif mengisi KRS melalui web STP Sahid, dengan mengikuti ketentuan yang berlaku ( mahasiswa dengan IPK 3,5 keatas dapat mengambil 24sks, mahasiswa dengan IPK dibawah 3,5 mengambil 20sks);
    • Mahasiswa alih kredit dan mahasiswa PBU mengisi KRS secara manual melalui staf BAAK, untuk mahasiswa alih kredit pengisian KRS disesuaikan, setelah KHSnya disetarakan dengan KHS STP Sahid yang berlaku
    • Mahasiswa yang mempunyai permasalahan dengan keuangan, dapat mengisi KRS melalui staf BAAK, setelah mendapatkan dispensasi pembayaran dari Puket 2 atau Kepala Keuangan STP Sahid yang diketahui oleh PA dan Kajur;
  • KRS yang telah diunggah di web STP Sahid, dikonfirmasi dan disetujui oleh masing-masing PA. 

 

  1. CATATAN MUTU
  • Slip Pembayaran
  • KHS

 

 

  1. Kriteria Keberhasilan
  • KRS telah diisi sebelum pembuatan jadwal perkuliahan.
  • Pengisian KRS sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 

 

PENYELENGGARAAN KEGIATAN PRAKTIKUM

 

  1. Tujuan

      Prosedur ini untuk memastikan penyelenggaraan praktikum berjalan dengan lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

 

  1. Ruang Lingkup

      Prosedur ini mencakup mulai mendata jumlah mahasiswa per kelas yang ikut praktek, persiapan praktek, penyediaan bahan dan alat, kegiatan praktek dan evaluasi

 

  1. Referensi
  • Modul Praktek
  • Pedoman Praktikum
  • Acara Praktek / SAP
  • Data Inventory

     

  1. Definisi
  • Puket I adalah Pembantu Ketua Bidang Akademik
  • Puket II adalah Pembantu Ketua Bidang Keuangan
  • Kajur adalah Kepala Jurusan
  • Sekjur adalah Sekretaris Jurusan
  • Koordinator Lab adalah pejabat yang ditunjuk untuk mengkoordinir kegiatan di lab

         

  1. Prosedur 
  • Koor Lab menyiapkan modul praktikum
  • Koor Lab mendata jumlah kelas
  • Koor Lab mendata dan mengidentifikasi kebutuhan bahan dan alat  praktek pada awal perkuliahan :
    • Apabila ada peralatan yang rusak dibuat surat pengajuan perbaikan
    • Apabila ada bahan dan peralatan yang hilang dibuat surat pengajuan pengadaan barang dan peralatan
    • Apabila peralatan cukup untuk praktek, menyiapkan peralatan
  • Mengajukan bahan praktikum kepada Puket II
  • Koordinator Lab menerima dan menyerahkan bahan praktek kepada dosen
  • Dosen dan mahasiswa melaksanakan praktek di Lab
  • Koordinator mengadakan evaluasi kegiatan praktek
  • Dosen praktek bersama staf mengecek kelengkapan alat dan bahan
    • Apabila alat tidak lengkap kelompok mahasiswa yang praktek pada saat itu harus mengganti sesuai dengan alat yang hilang
    • Apabila alatnya lengkap dan bahan praktek ada sisa Staf Lab atau Koordinator Lab  menandatangi serah terima dan menyimpan.
  • Selesai    

 

  1. CATATAN MUTU
  • Jadwal Praktek
  • Rekap Jumlah Kelas Pelaksanaan Praktek
  • Inventory Alat
  • form Bahan Yang akan dibeli
  • Daftar Bahan
  • Daftar Alat
  • Surat Pengajuan Pembelian Bahan

 

  1. Kriteria Keberhasilan
  • Terlaksananya pelaksanaan praktikum sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
  • Penggunaan peralatan dan bahan terkontrol

 

 

REKRUTASI 

  

  1. Tujuan

Menjamin bahwa proses permintaan, seleksi dan penerimaan calon karyawan di STP Sahid lebih baik dan memberikan pedoman yang jelas kepada pelaksana untuk mengurangi kekeliruan dalam memilih dan menerima calon karyawan baru dan memastikan bahwa prosedur ini sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 

  1. Ruang Lingkup

Prosedur pelaksanaan penerimaan karyawan STP  Sahid Jakarta,  dimulai dari perencanaan kebutuhan karyawan sampai dengan proses penerimaan dan penempatan karyawan

 

  1. Referensi
    • Undang-undang No.13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
    • Peraturan Kepegawaian STP Sahid
    • Program tahunan STP Sahid
    • Anggaran

 

  1. Definisi
  • Ketua adalah pimpinan tertinggi di STP Sahid Jakarta;
  • Pudir adalah singkatan dari Pembantu Ketua;
  • Pudir II adalah Pembantu Ketua Bidang Keuangan, Umum dan Personalia;
  • Ka Bag singkatan dari Kepala bagian;
  • UPM adalah singkatan Unit Penjamin Mutu;
  • SPK adalah singkatan dari Surat Perjanjian Kerja;
  • Karyawan adalah terdiri dari karyawan pendidik (dosen) dan karyawan kependidikan;
  • Surat Perjanjian Kerja adalah surat kesepakatan antara Lembaga STP Sahid dengan calon karyawan yang berisikan tentang ketentuan kepegawaian maupun hak dan kewajiban dari kedua belah pihak yang menandatangani perjanjian kerja tersebut.

 

 

  1. Prosedur
  • 1. Pengajuan Perencanaan kebutuhan  penambahan karyawan dari Ka.unit dengan menggunakan formulir Permintaan Tenaga Kerja

 

  • 2. Staf Personalia merekap usulan penambahan karyawan dan mempersiapkan penerimaan karyawan.

 

  • 3. Kabag. Personalia mengusulkan penambahan karyawan kepada Pudir II

 

  • 4. Pudir II memeriksa usulan penambahan karyawan :

5.4.1 Apabila tidak disetujui, maka diinformasikan kepada unit terkait oleh  kepala Personalia

5.4.2 Apabila disetujui, usulan ditandatangani dan diteruskan ke Ketua

5.4.2.1  Untuk level staf diteruskan kepada staf Personalia untuk ditindak lanjuti dan dilanjutkan ke poin 5.6.

          5.4.2.2   Untuk level managerial dan dosen dimintakan persetujuan dari Ketua

  

  • 5. Ketua memeriksa usulan penambahan karyawan :

       5.5.1  Apabila tidak disetujui maka diinformasikan kepada Unit terkait oleh Staf Personalia.

       5.5.2 Apabila disetujui maka akan di ditanda tangani dan dikembalikan ke Bagian Personalia untuk ditindaklanjuti dan dilanjutkan ke 5.6

 

  • 6. Ka.Bag Personalia melakukan internal recruitment, yaitu dengan jalan promosi /pemindahan dari departemen lain.

5.6.1 Apabila sudah tidak tersedia/tercukupi dari departemen lain maka akan ke point 5.7

5.6.2 Apabila sudah tersedia/tercukupi dari departemen lain maka langsung ke point 5.8

 

  • 7. Staf Personalia mencari dalam data base pelamar yang masuk.
    • Apabila dalam data base pelamar sudah ada maka akan dilanjutkan ke point 5.8
    • Apabila dalam data base pelamar belum mencukupi maka akan dilakukan akan diinformasikan pihak luar

 

  • 8. Staf Personalia memanggil calon karyawan untuk proses seleksi.

 

  • 9. Ketua / Para Pudir / Kabag Personalia dan Ka. Unit terkait melaksanakan proses seleksi  dengan cara :
    • Wawancara
    • Test tertulis
    • Psikotes (kelembaga psikotest yg dirujuk)
    • Presentasi (untuk level managerial dan dosen)

 

 5.9.1  Apabila  calon karyawan dinyatakan tidak lulus maka akan diberi surat pemberitahuan tidak diterima sebagai karyawan oleh bagian Personalia

 5.9.2 Apabila calon karyawan dinyatakan lulus maka akan dilanjutkan proses Negosiasi dengan Kabag. Personalia untuk level staf ,dengan Ketua untuk Dosen dan tenaga managerial.

 

 5.9.2.1 Apabila pada saat proses negosiasi tidak ada kesepakatan, maka dianggap selesai, dan kembali ke poin 5.6.

5.9.2.2  Apabila karyawan sudah ada kesepakatan  maka akan diserahkan kembali ke Bagian Personalia untuk ditindaklanjuti.

      

  • 10. Staf Personalia membuat SPK dan dimintakan persetujuan ke Ketua.

 

  • 11. Karyawan yang bersangkutan dimintakan persetujuan (tanda tangan terhadap SPK tersebut).

 

  • 12. Staf Personalia menempatkan karyawan bersangkutan dan memper- kenalkan kepada bagian yang terkait.

 

  • 13. Staf Personalia mengarsipkan data base karyawan sebagai bukti kepegawaian

 

  1. Catatan Mutu
    • Formulir Permintaan Tenaga Kerja
    • Rekapitulasi usulan kebutuhan karyawan
    • Surat pemanggilan test
    • Formulir Penilaian

 

  1. Kriteria Keberhasilan
  • 1. Penerimaan karyawan baru sesuai dengan kebutuhan, spesifikasi pekerjaan dan persyaratan bidang ilmu yang diperlukan

 

WAKTU KERJA

 

                    

  • Tujuan

 

  • Untuk memastikan bahwa proses pelaksanaan waktu dan kehadiran kerja karyawan STP Sahid berjalan sesuai dengan ketentuan yang sudah disepakati.

 

  • Ruang Lingkup

 

  • Prosedur ini berlaku untuk semua karyawan dilingkungan STP Sahid Jakarta, dilakukan mulai dari penentuan dan pembuatan draft jam kerja, koreksi, sosialisasi sampai dengan penerapan jam kerja karyawan.

 

  • Referensi
    • Undang-undang Ketenagakerjaan RI No.13 tahun 2003;
    • Buku Peraturan Kepegawaian STP Sahid Jakarta tahun 2016;
    • Standar Kerja Lembur dan Cuti;
    • Standar Perjanjian Kerja;

 

  • Definisi
    • Karyawan adalah terdiri dari karyawan pendidik (dosen) dan karyawan kependidikan;
    • STP adalah singkatan dari Sekolah Tinggi Pariwisata;
    • CLA adalah singkatan dari Collective Labour Agreement (Kesepakatan Kerja Bersama);
    • PTS adalah singkatan dari Perguruan Tinggi Swasta;
    • PTN adalah singkatan dari Perguruan Tinggi Negeri;
    • UPF adalah singkatan dari Unit Penyewaan Fasilitas

 

  • Prosedur
    • Kepala Personalia membuat draft jadwal kerja karyawan STP Sahid yang berisikan daftar waktu dan kehadiran kerja, serta mengajukannya ke Puket II untuk disetujui;
    • Puket II mengoreksi waktu jam kerja karyawan :

5.2.1. Jika disetujui dimasukan kedalam peraturan kepegawaian, dan disyahkan oleh Ketua STP Sahid;

5.2.2. Jika tidak disetujui, dikembalikan ke Ka Personalia untuk direvisi;

  • Waktu dan kehadiran kerja yang sudah disetujui disosialisasikan kepada karyawan melalui rapat atau dicantumkan dalam buku Kesepakatan Kerja Bersama (Collective Labour Agreement) STP Sahid Jakarta;
  • Karyawan melakukan tugas pekerjaannya sesuai dengan waktu dan kehadiran kerja yang telah disepakati serta ketentuan sebagai berikut:
  • Untuk jenis pekerjaan tertentu dan atau giliran kerja  beregu (shift) ditetapkan waktu kerja secara tersendiri dengan tetap mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  • Semua karyawan diharuskan tiba untuk menjalankan tugas tepat pada waktunya dan tetap berada ditempat kerjanya hingga berakhirnya jam kerja yang ditetapkan, kecuali ada penugasan khusus yang disertai surat tugas.
  • Karyawan diharuskan mengisi jam kehadiran/pulang dengan menggunakan mesin absensi, sebelum dan sesudah jam kerja setiap hari atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh STP Sahid.
  • Setiap tindakan yang menyimpang dalam hal meninggalkan pekerjaan dapat dinyatakan mangkir .
  • Keterlambatan masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir atau ketidak hadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib, kecuali dengan izin atasan langsung karena alasan-alasan yang dapat diterima.
  • Karyawan yang tidak masuk kerja karena alasan sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima STP Sahid, wajib memberitahukan kepada atasannya dan bagian kepegawaian , apabila ketidak hadiran karena ;
  • Sakit diwajibkan membawa surat dokter setelah masuk kembali.
  • Hal-hal lain, diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis dengan mengisi form yang ada di unit kepegawaian.
  • Karyawan/Dosen tetap tidak diijinkan untuk bekerja/mengajar di Instansi-Instansi/PTS/PTN lain  pada saat jam kerja.
  • Petugas Security, Kebersihan, Pertamanan dan UPF waktu dan kehadiran kerja diatur tersendiri oleh pimpinannya, disesuaikan dengan kebutuhan operasional kerja
  • Hari Sabtu sementara sebagai hari bebas kerja (jika ada pekerjaan yang harus diselesaikan, karyawan diharuskan untuk hadir).

 

  • Staf bagian Personalia, monitoring dan merekap kehadiran karyawan dari data yang tercatat di mesin absensi;

 

 

 

  • Catatan Mutu

 

  1. Print out data kehadiran kerja karyawan dari Mesin Absensi

PROSES BISNIS